Webmail là gì? Các thuật ngữ email và cách sửa các lỗi thường gặp

Webmail là gì?

Bạn đã quá quen thuộc với Gmail, Outlook.com phải không? Vậy bạn có biết webmail là gì không? Đơn giản, webmail là một ứng dụng web của các công ty cung cấp email giúp bạn dễ dàng gửi/nhận email qua nền web. Bản thân webmail là một email client nền web. Hầu hết các công ty cung cấp dịch vụ email lớn đều hỗ trợ webmail vì tính tiện lợi của nó.

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng webmail để gửi nhận email. Đồng thời sửa các lỗi cơ bản mà bạn có thể gặp

Chuẩn bị

Trước khi sử dụng webmail, bạn cần có các thông tin sau:

1. Đường dẫn truy cập vào webmail

2. Đã đăng ký email để có thông tin địa chỉ email và mật khẩu của nó. Nếu bạn cần một email theo tên miền có thể xem bài này

Hướng dẫn dùng webmail để gửi/nhận email

Tùy sản phẩm email hosting bạn chọn, bạn sẽ thấy giao diện quản lý webmail có ít hay nhiều tính năng.

Hướng dẫn gửi/nhận email

Để bắt đầu gửi email, bạn nhấn vào nút Compose:

Bạn sẽ được chuyển đến giao diện soạn thảo quen thuộc

Để kiểm tra việc gửi nhận email, bạn cũng có thể gửi tới địa chỉ của chính mình vào chỗ To. Ở đây mình sẽ thực hiện việc kiểm tra đơn giản này và nhấn nút Sent để gửi thư. Kết quả bạn sẽ thấy mình nhận được email đó:

Vậy là xong, vô cùng đơn giản phải không. Ở phần tiếp theo, mình sẽ hướng dẫn bạn cấu hình quản lý dịch vụ email, trong trường hợp bạn gửi thử như trên mà không nhận được email

Tôi không thể đăng nhập được vào web mail hay gửi email, tôi phải làm sao?

Lý do phổ biến nhất và vô cùng đơn giản là: dịch vụ email đang bị vô hiệu.

Bạn có thể vô hiệu hay kích hoạt dịch vụ email trong cấu hình Mail Service trong hPanel. Hệ thống gửi email của một số nhà cung cấp có thể tự động vô hiệu chức năng Sendmail và SMTP của tài khoản bạn, do gửi qua nhiều email vượt giới hạn, gửi mail hàng loạt hay gửi SPAM mail.

Nếu như các dịch vụ trên bị vô hiệu, bạn sẽ không thể đăng nhập được vào webmail hay sử dụng ứng dụng mail client.

• Nếu muốn kích hoạt/vô hiệu dịch vụ email, chuyển tới website hPanel của bạn bằng cách nhấn nút Manage.

• Trong cửa sổ mới mở, bạn sẽ thấy giao diện quản trị dịch Mail – Mail Service Control. Bạn cầ phải kích hoạt Sendmail và SMTP. Sau đó nhấn nút Update để lưu lại thay đổi.

Tôi không nhận được email người khác gửi đến, tôi phải làm sao?

Nếu như sau khi bạn kích hoạt dịch vụ email, bạn vẫn chưa nhận được email do người khác gửi đến. Thì hãy:

• Kiểm tra trong thư mục spam mail
• Kiểm tra lại cấu hình DNS của tên miền. Lỗi thường gặp nhất là do bạn chưa trỏ MX record về đúng MX record của nhà cung cấp email yêu cầu bạn trỏ. Hãy xem bài hướng dẫn sau để biết cách sửa lỗi.

Lý do Sendmail/SMTP/Webmail bị vô hiệu là gì?

Lý do dịch vụ Sendmail/SMTP bị vô hiệu thường là vì:

1. Tài khoản vượt hạn mức email,
2. Gửi mail hàng loạt
3. Các nhà cung cấp email đánh dấu nội dung mail chủ yếu của bạn là nội dung SPAM.

Hãy chú ý đừng sử dụng các plugin, themes, dịch vụ không rõ nguồn gốc, mà hãy mua các sản phẩm chính thức để tạo website của riêng bạn. Những sản phẩm trôi nổi trên mạng có thể chèn các mã code vào website khiến bạn vi phạm các quy chuẩn gửi mail trên internet. Chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến danh tiếng tên miền của bạn và thậm chí bị phạt/đình chỉ bởi nhà cung cấp.

Mailbox là gì?

Mailbox là một Hộp Thư Điện Tử, nó là nơi các email gửi đến được lưu trữ. Mailbox thông thường được chia sẵn các thư mục: Inbox, Sent, Spam, Archive, Trash, Drafts như hình bên dưới:

Bạn cũng có thể truy cập vào Mailbox để tạo thêm các thư mục khác để xếp loại email dễ dàng hơn. Mỗi hộp thư khi mua sẽ có giới hạn nhất định của nhà cung cấp của bạn. Thông thường dịch vụ email doanh nghiệp tính giá theo từng mailbox. Mỗi nhân viên của bạn có thể sở hữu 1 hoặc nhiều hơn 1 mailbox cho mục đích công việc. Tùy số lượng nhân viên hiện tại và tương lai bạn có thể mua gói hosting email thích hợp.

Email Alias là gì?

Email Alias là địa chỉ email có tên gọi khác địa chỉ chính, dùng chung mailbox với địa chỉ email chính. Ví dụ, bạn muốn nhân viên A nhận và trả lời email từ cả 2 email address: [email protected] và [email protected]. Bạn không cần phải mua 2 mailbox cho 2 địa chỉ này. Bạn chỉ cần mua 1 mailbox, địa chỉ còn lại bạn đặt nó làm bí danh. Khi người khác gửi email tới [email protected] hoặc [email protected], nó đều sẽ rơi vào trong mailbox (hộp thư) của [email protected]

Một ví dụ khác là khi bạn muốn nhân viên A, và nhân viên B dùng chung một hộp thư, có thể đọc được mail của nhau. Bạn cũng có thể chỉ cần mua một hộp thư, có [email protected] làm địa chỉ email chính và [email protected] làm alias của nó.

Lời kết

Webmail rất tiện lợi phải không, tuy nhiên, ngoài các ưu điểm như: truy cập được mọi lúc, có thể tìm kiếm nhanh trên trình duyệt, giá thành thấp. Webmail có hạn chế lớn là phụ thuộc vào kết nối internet. Vì vậy, những người dùng webmail thường cài luôn email vào thiết bị họ đang dùng.

Trong bài này bạn đã biết định nghĩa webmail là gì. Đây là một thuật ngữ mà ai dùng internet cũng nên biết vì chắc hẵn ai cũng đã email riêng. Ngoài ra, bạn còn biết được cách kích hoạt/vô hiệu dịch vụ email, sửa một số lỗi cơ bản về email. Chúc bạn dùng email thật chuyên nghiệp. Nếu có bất kỳ vấn đề gì về webmail, hãy để lại bình luận bên dưới nhé.