18 ứng dụng làm việc nhóm online tốt nhất hỗ trợ “work from home”

Do đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia trên thế giới đã đóng cửa biên giới. Để hạn chế tiếp xúc giữa người với người, làm việc ở nhà để tránh tiếp xúc với người khác rất quan trọng. Khi làm việc ở nhà nhiều ngày, nhiều người bị xáo trộn và mệt mỏi. Nhưng đừng lo. Có nhiều công cụ có thể giúp bạn hợp tác với đồng nghiệp. Nhiều ứng dụng làm việc nhóm còn hỗ trợ bạn để tăng năng xuất làm việc.

Đây là các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất đáng để bạn tìm hiểu.

1. Slack

Slack là một trong những ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hoặc nhóm. Nó có thể nhắn tin nhanh chóng và tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho nhóm hoặc dự án.

Giao diện có thể khiến bạn mất chút thời gian để làm quen vì có nhiều tùy chọn và cài đặt. Đa phần bạn sẽ sử dụng thanh trượt bên trái – có gắn nhiều kênh, và cột chat. Cột thứ ba sẽ trượt ra nếu bạn muốn thấy bài viết, và chi tiết về người dùng hoặc về kênh.

Có nhiều cài đặt trong tin nhắn bạn muốn đăng, như chèn links vào văn bản, thay đổi thành blockquote và định dạng code. Cộng thêm, tin nhắn chat có thể dễ dàng chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể chia sẻ files như hình ảnh, tài liệu, và videos từ máy tính của bạn hoặc từ Google Drive. Hoặc trò chuyện với đồng nghiệp bằng audio hoặc video call và chia sẻ màn hình.

Đây là một số lợi ích khi dùng Slack:

• Có phiên bản cho máy tính bàn, web và điện thoại di động
• Tích hợp apps – Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello, and 2000+ cái khác
• Tin nhắn có thể tìm kiếm và có thể đánh dấu hoặc ghim
• Thông báo theo từng cá nhân theo ý bạn
• Tự động hóa thói quen và giao tiếp thông qua trình xây dựng Workflow.
• Đảm bảo thông tin và dữ liệu bằng xác thực 2 yếu tố và đăng nhập một lần dựa trên SAML (SSO)

Phiên bản miễn phí đã đủ mạnh để bạn bắt đầu. Nhưng nếu cần giải pháp bảo mật, lưu trữ nhiều hơn, gọi nhóm, hỗ trợ và các tính năng thêm khác, bạn có thể mua gói trả phí. Gói tiêu chuẩn và trả phí lần lượt trị giá 6.79$ và 12.76$/ người/ tháng

2. Trello

Trello là một trong những công cụ tốt nhất có thể quản trị dự án và làm việc nhóm online. Nó dựa trên ý tưởng về những thẻ nhiệm vụ trong danh sách được đặt trên các bảng. Tính năng kéo và thả cũng khiến quy trình trở nên liền mạch.

Bạn có thể dễ dàng mời đồng nghiệp vào bằng tên người dùng, emails, hoặc share link để mời họ. Có nhiều tùy chọn hiển thị trên bảng như – riêng tư, nhóm, tổ chức, và công khai. Bạn cũng có thể thay đổi background và màu sắc của bảng tùy ý.

Các thẻ có thể được chỉ định cho thành viên, được gắn nhãn, chọn ngày hết hạn, và tập tin đính kèm. Hơn nữa, bạn có thể thêm power-ups và add-ons như Dropbox, Google, Drive, Slack, v.v.

Những lợi ích khi dùng Trello:

• Chọn lựa nhiều template có sẵn cho bảng
• Giao diện dễ sử dụng
• Apps cho điện thoại có sẵn cho iOS và Android
• Có Butler và workflow tự động xây dựng
• Sử dụng xác thực 2 yếu tố cho cả gói miễn phí

Nếu bạn đăng ký gói miễn phí, bạn sẽ có bảng cá nhân không giới hạn, thẻ, và danh sách. Tuy nhiên, để tăng bảo mật, thêm bảng nhóm và power-ups không giới hạn, bạn cần đăng ký gói premium.

Gói Business Class trị giá $9.99/ người/ tháng. Gói Enterprise có thể từ $5.92 đến $20.83 phụ thuộc vào số người dùng.

3. GitHub

Github là dịch vụ lưu trữ git repository dành cho việc kiểm soát phiên bản (theo dõi sự thay đổi), chủ yếu là code. Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm online được các lập trình viên dùng nhiều nhất.

Tuy nhiên, các nhóm ở nhiều lĩnh vực khác nhau có thể dùng ứng dụng này để quản lý nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất. Vì các dự án được cập nhật tại một nơi và rõ ràng, người quản lý có thể theo sát được tiến trình dễ dàng.

Bạn có thể tạo vấn đề cho nhóm và kéo họ vào các bảng và bàn dự án khác nhau. Cộng tác viên có thể chỉ định chính họ trên vấn đề đó, bình luận, thêm links, chèn code, hoặc đóng vấn đề lại.

Các lợi ích khác:

• Repositories riêng tư và công khai không giới hạn
• Có repository insight hiển thị hoạt động theo trends và dữ liệu
• Có milestones, pages, và wikis
• Tự động cập nhật bảo mật

Github cho nhóm có giá $9/ người dùng/ tháng với $25 cho 5 người dùng đầu tiên. Gói này có thêm xác thực 2 yếu tố, thảo luận nhóm, quản lý tổ chức và nhóm, cộng thêm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

4. NextCloud

Nextcloud là nền tảng tự lưu trữ lý tưởng cho các công ty cần tăng cường bảo mật. Vì dữ liệu được lưu trữ trên server của riêng bạn, những rò rỉ và rủi ro bảo mật sẽ được giảm tối thiểu.

Với phần mềm quản lý công việc nhóm này, bạn có thể quản lý tất cả. Bao gồm: lịch, files, emails, liên hệ, hoạt động, và upload phương tiện trong cùng một nơi. Việc tạo, chia sẻ, để lại bình luận và chỉnh sửa tài liệu với thành viên nhóm trở nên dễ dàng.

Ứng dụng này có bảng nhiệm vụ được xây dựng giống như Trello, nơi bạn có thể chèn thẻ nhiệm vụ và chỉ định người làm. Tính năng chat và gọi video cũng được tích hợp giúp bạn dễ dàng ghi chú khi đang họp online.

Các điểm mạnh khác của NextCloud:

• Nguồn mở
• Giao diện người dùng gọn gàng và theo trực giác
• Bạn có thể tự động lặp đi lặp lại nhiệm vụ
• Chức năng được gia hạn qua apps
• Có sẵn phiên bản cho máy tính và điện thoại

Nếu bạn định dùng NextCloud, bạn có thể lưu trữ trên server Cloud Hosting của TINET.VN với giá chỉ từ 138k VNĐ/ tháng.

5. Google Docs

Google Docs là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất. Ứng dụng này cho phép nhóm cùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu. Giao diện giống như trình chỉnh sửa văn bản khác với thanh toolbar ở trên đầu và tài liệu của nó.

Bạn có thể đề xuất chỉnh sửa, cộng thêm để lại bình luận và tag thành viên nhóm. Thông báo qua email được gửi tự động đến thành viên nên bạn không cần thông báo cho họ mỗi lúc.

Bạn có thể chia sẻ tài liệu bằng link hoặc email. Là người tạo hoặc admin, bạn có thể cài đặt file chỉ mình bạn xem, cho phép mọi người để lại bình luận, hoặc tùy chọn chỉnh sửa.

Tính năng của nó được gia hạn bằng add-ons cũng như SEMrush, Grammarly, v.v

Đây là những lợi ích khi dùng Google Docs:

• Xem lại lịch sử và chỉnh sửa theo real-time
• Có sẵn chế độ offline
• Hỗ trợ Google Voice Typing
• Bạn có thể download bản iOS và Android

Không chỉ là ứng dụng làm việc nhóm miễn phí và dễ sử dụng, ứng dụng này còn xuất sắc và thuận tiện cho những dự án tập trung vào việc tạo nội dung.

6. Google Spreadsheets

Google Spreadsheets cũng có nhiều chức năng cơ bản giống với Google Docs. Bạn có thể tạo spreadsheets online, chỉnh sửa, chia sẻ files với thành viên nhóm.

Những thay đổi sẽ lưu tự động. Bạn có thể xem lại lịch sự được sắp xếp theo ngày và theo người thay đổi. Sheets này có thể chỉnh sửa offline và tự động đồng bộ hóa sau khi bạn online trở lại.

Ứng dụng này linh hoạt và mạnh mẽ để bạn có thể quản lý dự án và theo dõi mục tiêu nhóm. Tuy nhiên, bạn cần ưu tiên có kiến thức kỹ thuật để sử dụng nó đúng chức năng.

Các lợi ích khác của Google Spreadsheets:

• Templates có sẵn cho phần kinh phí, lịch, v.v
• Bộ sưu tập chức năng tự xây dựng lớn
• Phiên bản di động có sẵn
• Tích hợp Google Forms và Google Docs

Ứng dụng làm việc nhóm online này miễn phí chứ không bắt mắt. Chức năng của nó có thể được gia hạn với add-ons của Google Analytics và Lucidchart.

7. Monday

Monday là ứng dụng quản lý dự án dựa trên nhắn tin và bảng nhiệm vụ nhanh chóng. Nó có giao diện đầy thu hút và gọn gàng để tạo và hoàn thành dự án hoàn hảo cho những người liên quan.

Templates tùy chỉnh có sẵn cộng thêm tính năng kéo thả giúp bạn dễ dàng khởi đầu xây dựng workflow của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh fields từ khía cạnh branding, bảng đến profile người dùng.

Nhiệm vụ và dự án có thể được theo dõi theo giờ hoặc theo ngày hết hạn. Bạn cũng có thể thiết lập hoạt động định kỳ tự động. Bạn có thể giao tiếp với thành viên nhóm bằng tính năng nhắn tin nhanh trong nhiệm vụ được giao.

Khi dùng Monday.com, có:

• 14 ngày dùng thử, và bảo hành hoàn tiền trong vòng 30 ngày
• Hướng dẫn bằng video cho người dùng mới
• Có sẵn apps cho di động
• Tích hợp gia hạn nhiều chức năng của ứng dụng – Gmail, Slack, Google Calendar, Github, v.v
• Insights và báo cáo được hiển thị theo biểu đồ và timelines

Monday dùng mã hóa TLS và AES cho các giải pháp bảo mật, và bạn luôn có thể kích hoạt xác thực 2 yếu tố.

Có nhiều giá cho gói cao cấp, tùy vào số người dùng. Gói Cơ bản từ $39-$999/ người dùng/ tháng.

8. Asana

Asana là một trong những ứng dụng làm việc nhóm được dùng nhiều nhất với giao diện đầy thu hút và phiên bản miễn phí. Nó có tính năng kéo thả dễ dàng khi làm việc.

Bảng của nó cũng hữu ích để tạo danh sách cần làm và phân công nhiệm vụ. Một nhiệm vụ có thể có trong nhiều bảng. Timeline là cách tốt để theo dõi tiến trình dự án, còn Calendar hiển thị lịch của bạn theo dòng.

Workload là tính năng thống kê bạn có thể dùng để chắc chắn thành viên nhóm không làm việc quá sức hoặc làm việc kém. Portfolio như headquarters, nơi bạn có thể theo dõi tiến trình của công ty.

Ứng dụng này sẽ không cần đến công dụng của emails vì thông báo sẽ được cài đặt theo real-time để giao tiếp xung quanh nhiệm vụ và dự án mà bạn là thành viên.

Đây là các lợi ích của nó:

• Chứng nhận SOC 2 Loại II
• Tích hợp apps – Tableau, Office 365, Slack, Power BI, v.v
• Nhiều workspaces
• Có sẵn phiên bản di động (Android và iOs)
• Tự động hóa để đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi

Bản miễn phí cho phép bạn làm việc với tối đa 15 thành viên. Gói trả phí có bản dùng thử 30 ngày, nhưng bạn cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng.

Gói cao cấp giá $10.99/ người dùng/ tháng, và gói Doanh nghiệp có giá $24.99/ người dùng/ tháng. Bạn sẽ được cung cấp nhiều ứng dụng và báo cáo quản lý dự án cao cấp, cộng thêm hỗ trợ ưu tiên.

9. Basecamp

Đây là phần mềm quản lý công việc nhóm và giao tiếp toàn diện. Bạn có thể chia công việc thành từng dự án, với mỗi dự án chứa những người liên quan, nhiệm vụ, files, và thảo luận.

Có những công cụ như bảng tin nhắn để thông báo, group chat, trình tạo lịch để giúp bạn tạo workflow. Nó có các tính năng như theo dõi thời gian và chuyển emails thành danh sách cần làm.

Các lợi ích khác của Basecamp:

• Câu hỏi định kì tự động hoặc đăng ký cho thành viên
• Công cụ được đặt tên hoặc tắt đi
• Cài đặt thông báo tùy chỉnh
• Dashboard tổng quan hoạt động dành cho người quản lý và menu nhiệm vụ dành cho cá nhân

Basecamp Personal miễn phí nhưng có nhiều tính năng giới hạn. Nó tiện khi dùng nhẹ nhàng, dùng cá nhân, cho freelancers, và cho học sinh. Bạn có thể tạo 3 dự án, 1GB dung lượng, và cho đến 20 thành viên.

Với những dự án không giới hạn, clients và users, templates, 500GB lưu trữ, cho trụ sở chính, hỗ trợ ưu tiên cộng thêm, bạn sẽ cần upgrade lên gói Doanh nghiệp. Giá là $99/ tháng.

10. Microsoft Teams

Tích hợp với Office 365, Microsoft Teams kết hợp nhắn tin group với họp video, lưu trữ file, và tập tin đính kèm. Thành viên nhóm có thể làm cùng nhau trên nhiều loại files từ Word, Excel, OneNote, Sharepoint, và dịch vụ khác của Microsoft.

Cái hay của ứng dụng làm việc nhóm này là bạn có thể cá nhân hóa nó khi cần. Có nhiều phòng chat cho các nhóm khác nhau, tabs tùy chỉnh để tiếp cận thông tin và apps một cách thường xuyên. Nếu bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu, bạn có thể dùng templates có sẵn.

Có các cài đặt để người ngoài nhóm khi truy cập có thể tham gia họp nhóm hoặc xem files.

Các lợi ích khi dùng Microsoft Teams:

• Xác thực nhiều yếu tố cho bảo mật
• Dịch tin nhắn bên trong cho người dùng không biết tiếng Anh
• Có 24 trợ lý ảo với nhiều chức năng
• Commands Slash làm việc như phím tắt với các nhiệm vụ khác nhau
• Dùng trong nhiều thiết bị – Windows, Mac, Linux, Android, và iOS

Để dùng Microsoft Teams, bạn cần cài Office 365. Gói Doanh nghiệp là $8.25/ người dùng/ tháng. Gói Doanh nghiệp Cao cấp có giá $12.50/ người dùng/ tháng, bạn có thể dùng bản dùng thử miễn phí trong 1 tháng.

11. GoToMeeting

Nếu doanh nghiệp của bạn xem trọng họp video thì GoToMeeting là ứng dụng làm việc nhóm bạn nên. Quan trọng là người tham gia không cần phải có tài khoản mới có thể họp.

Với ứng dụng này, bạn có thể sắp xếp họp online với audio HD và chất lượng cao. Thành viên nhóm có thể tham gia họp bằng cách quay số cuộc gọi của buổi họp hoặc đơn giản trả lời điện thoại khi dùng tính năng Call Me. Nó cũng có sẵn tùy chọn chia sẻ màn hình.

Các lợi ích khác khi dùng GoToMeeting:

• Host buổi họp không giới hạn, không giới hạn thời gian
• Tạo link không đổi cho các buổi họp định kỳ
• Dữ liệu được bảo mật với xác thực dựa trên rủi ro, trung tâm dữ liệu được chứng nhận bởi SOC2, SSL, và mã hóa AES-265 BIT
• Tham gia hoặc host buổi họp khi dùng apps trên điện thoại (Android/ iOS)
• 14 ngày dùng thử, và chăm sóc khách hàng 24/7 bằng web hoặc điện thoại

Gói Chuyên nghiệp có giá $12/ tháng có nhiều ứng dụng thiết yếu mà bạn sẽ cần để tổ chức buổi họp, gồm các tính năng được đề cập ở trên. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể host 150 người.

Nếu nhóm bạn lớn hơn (tối đa 250 người) và bạn cần dịch vụ bổ sung như ghi âm trên đám mây không giới hạn, transcripts, và tích hợp add-ons, bạn cần upgrade. Gói Doanh nghiệp sẽ có giá $16/ tháng.

12. Google Hangouts

Là một phần của hệ sinh thái G.Suite, Google Hangouts là ứng dụng làm việc nhóm online rất có ích khi bạn làm việc ở nhà. Bạn có thể tạo group tin nhắn cho nhóm hoặc tạo cuộc gọi audio/ video. Nó tốt cho họp online.

Bạn có thể tách group chat thành nhiều nhóm và dự án. Cộng thêm, lịch sử chat được lưu tự động nên bạn có thể trở lại kiểm tra hoặc xem lại nó.

Giao diện đơn giản, gọn gàng và rõ ràng. Việc cài đặt họp hoặc thỏa luận nhóm thuận tiện vì nó tích hợp Google Calendar và Gmail.

Một số lợi ích:

• Miễn phí và dễ dùng
• Tính năng chia sẻ màn hình
• Ghi lại cuộc họp
• Có sẵn cho Android và iOS

Google Hangouts là ứng dụng hữu ích khi bạn phải làm việc với đồng nghiệp từ xa. Ứng dụng này không rắc rối và có những tính năng cần thiết để tiến hành họp trên web.

13. Skype for BusinessSkype cho Doanh nghiệp là một trong những ứng dụng làm việc nhóm online phổ biến nhất và là một phần của Microsoft Office 365. Ứng dụng này có thể chứa 250 người tham gia gồm người dùng không dùng Skype.

Web Scheduler giúp bạn sắp xếp buổi họp nhanh chóng và quản lý hiệu quả. Thành viên nhóm có thể tham gia họp với chỉ một cú click hoặc thông qua nhắc lịch.

Có những điều khiển có sẵn chỉ cho người thuyết trình, như tắt âm thanh của tất cả hoặc của từng cá nhân hoặc khóa video của thành viên.

Một cái khác nữa là Group Chat cho phép bạn tạo nhiều nhóm chat. Bạn có thể chia sẻ files, và các đoạn chats sẽ được lưu tự động mọi lúc nên bạn không cần quay lại xem. Bạn cũng có thể cài đặt bảo mật phòng chat.

Đây là các lợi ích khi dùng Skype cho Doanh nghiệp:

• Họp theo lịch từ Outlook
• Bạn có thể chia sẻ màn hình, dùng PowerPoint và sheets Excel
• Audio và video chất lượng HD
• Ứng dụng cuộc họp cung cấp bảng ảo, tạo thăm dò ý kiến, và Q&A
• Người thuyết trình có thể ghi âm các khía cạnh khác nhau của buổi họp bằng video, audio, chia sẻ phiên họp, v.v
• Tất cả dữ liệu được bảo vệ bằng mã hóa TLS và AES

Skype cho Doanh nghiệp có thể làm nhiều thứ hơn là một ứng dụng để giao tiếp. Chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử.

14. Coggle

Nếu bạn đang tìm ứng dụng vẽ mindmap theo nhóm thì Coggle chính là giải pháp. Bạn có thể dùng ứng dụng để ghi chú trong suốt buổi họp hoặc khi bạn tạo nội dung. Cộng thêm, bạn có thể thêm thành viên nhóm để cùng đóng góp hoặc chỉnh sửa sơ đồ.

Ứng dụng này cho phép bạn tạo mind-maps mạnh mẽ và linh hoạt. Bạn có thể thêm nhiều điểm bắt đầu, vẽ nhánh để tạo vòng lặp, và thêm văn bản hoặc ảnh bên ngoài sơ đồ.

Đây là một số điểm mạnh của Coggle:

• Cài đặt nhanh chóng, và giao diện dễ chuyển hướng
• Cung cấp sơ đồ công khai và upload hình ảnh không giới hạn
• Xem và lưu trữ lịch sử đầy đủ
• Chuyển sơ đồ thành file PDF hoặc PNG
• Nhập hoặc xuất sơ đồ vào MM và files văn bản

Với phiên bản miễn phí, bạn sẽ có 3 sơ đồ riêng tư, chia sẻ folders, 1600 icons, và sắp xếp nhánh tự động. Nếu bạn muốn kiểm soát phong cách và hướng đi, chỉnh sửa offline cũng như sơ đồ riêng tư không giới hạn, hãy chọn gói Awesome với 5$/ tháng.

15. Draw.io

Draw.io là ứng dụng vẽ sơ đồ online mạnh mẽ khác có thể tích hợp với Google Drive, Github, Trello, và Dropbox để làm việc nhóm. Bạn có thể publish sơ đồ, tạo link, và share với đồng nghiệp để cùng chỉnh sửa.

Do giàu chức năng, bạn có thể tạo nhiều loại sơ đồ khác nhau như flowcharts, sơ đồ mạng lưới, infographics, v.v. Như nhiều spreadsheets, có nhiều tùy chọn page nên bạn không cần mở files mới nếu dự án yêu cầu trên một sơ đồ.

Bạn có thể dùng offline bằng cách download apps có sẵn cho máy tính của Draw.io cho Microsoft, Linux, Macintosh, và Google Chrome Extension.

Các lợi ích khác của Draw.io:

• Dịch hơn 30 ngôn ngữ
• Giao diện tùy chỉnh khi bạn cần
• Dùng tính năng kéo thả
• Bộ sưu tập hình khối và templates lớn

Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí sử dụng và nguồn mở, rất có ích nếu bạn cần giải pháp nhanh để hiển thị workflow.

16. TickTick

TickTick là ứng dụng quản lý hiệu suất hoặc nhiệm vụ cho phép bạn tạo danh sách dự án bằng cách hợp tác với nhiều thành viên khác nhau. Bạn có thể chỉ định nhiệm vụ cho từng thành viên xác định, đánh dấu mức độ ưu tiên, và cài đặt nhắc nhở.

Hơn nữa, có sẵn tất cả nền tảng – Windows, Mac, Android, iOS, Apple Watch, Chrome và Firefox Extensions, cộng thêm add-ons trên Outlook.

Các lợi ích bổ sung của TickTick:

• Widgets cho di động, bổ sung Siri và cài đặt Quick Ball có sẵn
• Bạn có thể đổi danh sách cần làm trong emails thành nhiệm vụ chỉ với vài cú click chuột
• Có điểm thành tích để giúp bạn theo dõi thời gian và nhiệm vụ
• Tạo thống kê hiệu quả công việc nên bạn có thể xem lại quy trình làm việc
• Có trình hẹn giờ Pomodoro Technique với white background noise.

Ứng dụng này miễn phí sử dụng. Nếu bạn muốn thêm chức năng, bạn cần đăng ký gói cao cấp hằng năm giá $27.99. Bạn sẽ được dùng toàn bộ lịch và cài đặt cũng như nhiều danh sách và nhiệm vụ ngoài việc giúp bạn theo dõi tiến trình và những dự án được chia sẻ.

17. Google Drive

Cũng là một phần của G Suite, Google Drive là dịch vụ quản lý lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây. Ứng dụng này cũng cho phép thành viên nhóm lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và tiếp cận files, đặc biệt từ Google Docs, Sheets, và Slides.

Bạn có thể theo dõi dữ liệu của công ty. Cộng thêm, là admins, ứng dụng có thể cho phép bạn thêm và xóa thành viên và chuyên môn hóa quyền của files nhất định.

Google Drive cũng đồng bộ hóa files qua nhiều thiết bị, cộng thêm có các apps cho Windows, Mac, Android, và iOS có khả năng ngoại tuyến. Do đó, nhóm của bạn có thể tiếp cận để làm việc với files ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào.

Gói Personal miễn phí sẽ cho bạn 15GB lưu trữ. Gói G Suite Basic thì giá $4.20/ người dùng/ tháng, bạn có thể nhận được 30GB. Với Drive Enterprise cần 8$/ người dùng/ tháng để kích hoạt.

Đây là những lợi ích khác khi dùng Google Drive:

• Tương thích với hơn 100 loại files
• Files vẫn nằm trong drive nhóm nếu thành viên rời khỏi
• Dữ liệu được bảo vệ bởi nhiều công cụ cao cấp như Phòng ngừa mất dữ liệu (DLP) và Google Vault
• Tính năng tìm Ưu tiên cho phép bạn tìm files nhanh hơn bằng cách sử dụng machine learning
• Tránh rủi ro download tất cả dữ liệu công ty sang hard drive

Bạn không cần lo về việc mất dữ liệu hoặc tạo file back up nữa. Dữ liệu đã an toàn trên Google Drive. Chắc chắn công cụ cần thiết này sẽ cần cho làm việc nhóm online.

18. Dropbox Business

Dropbox Business không chỉ là nơi lưu trữ và truy cập files, mà còn là ứng dụng quản lý nhóm. Files từ các nền tảng khác nhau như Google G Suite và Microsoft Office sẽ tập trung trong cùng một nơi.

Giám sát hoạt động nhóm và chỉnh sửa links đã chia sẻ một cách dễ dàng, cộng thêm bạn sẽ được thông báo khi có thay đổi. Tính năng Dropbox Showcase cho phép bạn hiển thị công việc theo tổ chức, và bạn có thể theo dõi ai tương tác với files.

Bạn có thể gia hạn chức năng cũng như tích hợp apps như Slack, Zoom, Office 365, Trello, và nhiều apps khác. Bạn có thể truy cập ứng dụng từ máy tính hoặc thiết bị di động, cộng thêm những thay đổi từ bạn có thể được đồng bộ hóa bằng tài khoản.

Hơn nữa, dữ liệu và files của bạn được bảo vệ bằng SSL/TLS protection và 256-bit AES.

Gói Tiêu chuẩn trị giá $12.50/ người dùng/ tháng, bắt đầu với 3 người dùng. Bạn có thể nhận 5TB dung lượng. Ngoài ra bạn có thể dễ dàng sử dụng công cụ chia sẻ và làm việc nhóm nếu bạn cần lưu trữ nhiều.

Với Dropbox Business, bạn có thể:

• Dùng thử 30 ngày mà không cần thẻ tín dụng
• Thường xuyên truy cập files/ apps bằng đề xuất nội dung thông minh và đánh dấu thư mục
• Khôi phục tập tin và xem lịch sử trong vòng 180 ngày
• Tùy chỉnh quyền chia sẻ như cài thời gian hết hạn và links bảo vệ mật khẩu
• Quản lý nhiều nhóm Dropbox mà chỉ cần đăng nhập admin 1 lần

Dropbox Business là ứng dụng làm việc nhóm mạnh mẽ có thể giúp bạn theo dõi và quản lý hiệu suất và dữ liệu của nhóm.

Tóm lại, những ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất là gì?

Làm việc nhóm online sẽ không còn gây mệt mỏi nữa vì có nhiều ứng dụng sẽ giúp bạn. Các ứng dụng này cho phép bạn quản lý nhiệm vụ dễ dàng, giao tiếp với thành viên nhóm, và theo dõi hiệu suất trong lúc khó khăn.

Giờ hãy tóm tắt lại những ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất dành cho làm việc tại nhà:

1. Slack – một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất cho cả nhân viên làm việc tại văn phòng và tại nhà
2. Trello – có bảng và ứng dụng quản lý nhiệm vụ theo thẻ với chức năng kéo thả
3. Github – xây dựng chủ yếu cho lập trình viên để làm việc nhóm, git repository dành cho kiểm soát phiên bản
4. NextCloud – một trong những nền tảng cho hiệu suất tự host
5. Google Docs – trình chỉnh sửa tài liệu online từ Google để hỗ trợ làm việc nhóm tại nhà
6. Google Spreadsheets – Spreadsheets mạnh mẽ của Google có thể giúp bạn lưu trữ dữ liệu và quản lý nhóm
7. Monday.com – ứng dụng quản lý dự án bằng bảng và tin nhắn
8. Asana – trình quản lý dự án khác có giao diện thu hút và theo trực giác
9. Basecamp – công cụ toàn diện để quản lý dự án và nhóm với phiên bản miễn phí
10. Microsoft Teams – công cụ quản lý nhóm và giao tiếp mạnh mẽ trong Office 365
11. GoToMeeting – nền tảng họp video cao cấp
12. Google Hangouts – tin nhắn miễn phí, cộng thêm công cụ giao tiếp bằng audio và video từ Google
13. Skype for Business – phần mềm họp video hữu ích là một phần của Office 365
14. Coggle – phần mềm tạo mind-map bằng làm việc nhóm online
15. Draw.io – phần mềm tạo sơ đồ khác có thể tích hợp công cụ làm việc nhóm khác
16. TickTick – ứng dụng quản lý nhiệm vụ có sẵn cho nhiều nền tảng
17. Google Drive – dịch vụ quản lý lưu trữ trên nền tảng đám mây của Google có thể dùng để theo dõi files của team
18. Dropbox Business – workspace thông minh và nhiều chức năng cho nhóm

Bạn có thể thoải mái thử, những ứng dụng làm việc nhóm này đều rất an toàn để tận dụng. Và nếu bạn có đang dùng ứng dụng nào hay, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận nhé.